Prvi korak u postupku osnivanja firme jeste registracija firme u registru koji vodi Agencija za privredne registre (APR). Donošenjem rešenja o osnivanju, firma dobija svoj pravni subjektivitet i postaje vidljiva u pravnom prometu.
Procedura registracije počinje pripremom neophodnih dokumenata, kao što su odluka ili ugovor o osnivanju i odluka o imenovanju zakonskog zastupnika. Ovim dokumentima utvrđuje se poslovno ime, pretežna delatnost, struktura i organi upravljanja i drugi bitni elementi budućeg društva.
Posebna karakteristika postupka registracije jeste da se može sprovesti isključivo elektronskim putem. Sva dokumentacija, uključujući odluku, odnosno ugovor o osnivanju, dostavljaju se APR u elektronskom formatu. Dokumentacija koja je izvorno nastala u papirnom obliku mora biti digitalizovana. U ovoj fazi, advokati igraju ključnu ulogu, ne samo u pripremi dokumentacije, već i u procesu digitalizacije, kao ovlašćena lica za digitalizaciju dokumenata. Na ovaj način vrši se dodatna provera celokupnosti i ispravnosti dokumentacije i smanjuje rizik za odbačaj registracione prijave.
Otvaranje računa u poslovnoj banci
Nakon uspešnog okončanja postupka registracije firme kod APR, sledeći korak jeste otvaranje bankovnog računa firme u izabranoj poslovnoj banci. Promišljen izbor je od suštinskog značaja prilikom izbora banke, posebno u slučajevima kada su osnivači ili zakonski zastupnici firme lica iz zemalja koje su pod sankcijama Evropske unije i drugih zapanih zemalja.
Dobijanje elektronskog sertifikata i registracija stvarnog vlasnika
Pribavljanje elektronskog potpisa zakonskog zastupnika novoosnovane firme je neophodan korak kako za podnošenje poreskih prijava, tako i za korišćenje drugih usluga digitalne uprave. Elektronski sertifikat izdaju ovlašćeni izdavaoci, poput Ministarstva unutrašnjih poslova, Pošte Srbije ili Privredne komore.
Registracija stvarnog vlasnike mora biti izvršena u roku od 15 dana od dana objavljivanja rešenja o osnivanju firme na sajtu APR. Cilj registracije stvarnog vlasnika jeste uspostavljanje transparentnosti u vlasničkoj strukturi društva.
Podnošenje prve poreske prijave
Zakon o porezu na dobit pravnih lica predviđa obavezu novoosnovane firme da roku od 15 dana od dana upisa u registar APR podnese poresku prijavu. Pored unošenja osnovnih podataka o poreskom obvezniku, u poreskoj prijavi je neophodno popuniti kategorije koje se odnose na procenu prihoda i rashoda i primeniti odgovarajuću poresku stopu koja se razlikuje u zavisnosti od izabrane pravne forme.
Kako je za pravilno podnošenje poreske prijave neophodno poznavanje poreskih propisa, novoosnovanim firmama se preporučuje angažovanje stručne računovodstvene firme u Srbiji.
Virtualna kancelarija i kupovina postojeće firme
U vreme kada se mnogi poslovi obavljaju bez potrebe fizičkog prisustva u sedištu firme registracija virtualnog sedišta u Srbiji predstavlja praktično rešenje. Virtuelno sedište podrazumeva zakup adrese za registraciju sedišta društva, bez fizičkog zakupa prostora. Pored toga ova opcija može obuhvatati niz drugih usluga, uključujući povremeno korišćenje prostora, prijem, skeniranje i slanje pošte na željenu adresu, registrovani telefonski broj i filtriranje poziva sa prosleđivanjem poruka.
Za one kojima je firma odmah potrebna ili nisu u mogućnosti da čekaju okončanje procesa osnivanja firme postoji mogućnost kupovine firme koja je već osnivana i koja nije obavljala delatnost. Ovaj model predstavlja posebnu pogodnost za osnivače koji nisu rezidenti Srbije, jer na ovaj način ne moraju da učestvuju u postupku osnivanja firme a naročito u postupku otvaranja računa u banci, s obzirom da ovaj postupak može biti prilično kompleksan u slučaju kada su osnivači ili zakonski zastupnici firme državljani određenih država.
